Software per la gestione delle risorse umane

Nell’era digitale, la gestione delle risorse umane (HR) è diventata un elemento cruciale per il successo di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. L’avvento di soluzioni specifiche come i software per la gestione del personale ha reso possibile l’automatizzazione di processi complessi e il miglioramento dell’efficienza operativa. In particolare, i software per la gestione delle risorse umane, soprattutto in versione SaaS (Software as a Service) e in cloud, consentono alle imprese di ottimizzare la gestione dei dipendenti, migliorare la comunicazione interna e assicurare il rispetto delle normative.
In questo articolo andremo dunque ad analizzare le caratteristiche e i vantaggi dei gestionali HR, con particolare attenzione alle esigenze delle piccole e medie imprese (PMI).

I software per la gestione delle risorse umane possono variare notevolmente in termini di complessità e funzionalità, adattandosi sia alle grandi multinazionali che alle PMI. Le soluzioni per le grandi aziende, come quelle offerte da fornitori di software di fascia alta, richiedono spesso un investimento significativo, con costi che possono arrivare a decine di migliaia di euro all’anno. Oltre al software stesso, queste soluzioni richiedono spesso la consulenza e il supporto di personale altamente specializzato.

D’altro canto, per le PMI, sono disponibili soluzioni più semplici e accessibili, spesso basate su un modello di sottoscrizione annua. Questi gestionali HR, sebbene meno complessi, sono in grado di soddisfare la maggior parte delle esigenze delle PMI, automatizzando processi che altrimenti richiederebbero molto tempo e risorse se gestiti manualmente.

Il vantaggio principale per una PMI nell’adottare un software di gestione delle risorse umane è l’automatizzazione dei processi di base, come la rilevazione delle presenze dei dipendenti. Molte PMI gestiscono ancora queste attività in modo manuale, utilizzando fogli Excel o sistemi cartacei, che possono essere soggetti a errori. I gestionali HR moderni permettono invece di gestire tutto digitalmente, con badge magnetici, sistemi di rilevamento biometrico o timbrature tramite smartphone, consentendo un controllo in tempo reale delle presenze.

Un altro modulo importante spesso incluso nei gestionali per le risorse umane è il modulo delle buste paga e delle comunicazioni con i dipendenti. Grazie a questi strumenti, il dipendente può accedere alla propria area riservata e scaricare la busta paga in formato digitale, eliminando la necessità di copie cartacee e riducendo il carico di lavoro per il reparto amministrativo. Inoltre, questi sistemi permettono la gestione di richieste di ferie e permessi in modo completamente automatizzato, con possibilità di approvazione da parte del responsabile di reparto o dell’amministrazione.

Le normative in materia di lavoro e sicurezza sul lavoro richiedono alle aziende di tenere traccia di molte scadenze, come quelle relative alle certificazioni obbligatorie, ai permessi di soggiorno per i dipendenti stranieri o alle visite mediche obbligatorie. I gestionali HR aiutano le aziende a tenere sotto controllo queste scadenze, inviando promemoria automatici sia ai dipendenti che ai responsabili delle risorse umane, riducendo il rischio di dimenticanze e assicurando il rispetto delle normative vigenti.

In molte aziende, i dipendenti non lavorano sempre all’interno della sede aziendale, ma operano su cantieri o in trasferta. I software gestione del personale moderni includono spesso funzioni di geolocalizzazione, che permettono ai dipendenti di timbrare le proprie presenze da remoto, verificando che si trovino effettivamente nella zona di lavoro prestabilita. Questa funzionalità è particolarmente utile per aziende che gestiscono cantieri o operazioni esterne. Inoltre, questi sistemi risultano fondamentali per gestire lo smartworking, consentendo ai dipendenti di lavorare da remoto con la stessa facilità e trasparenza della gestione interna, mantenendo alta l’efficienza e la produttività.

I software per la gestione delle risorse umane più avanzati, pur partendo da funzionalità di base come la gestione delle presenze, possono essere espansi con moduli aggiuntivi che consentono di coprire una vasta gamma di processi aziendali. Vediamo nel dettaglio quali:

• Gestione delle comunicazioni interne: alcuni gestionali HR includono moduli per la gestione delle comunicazioni interne, tramite i quali l’azienda può pubblicare notizie o aggiornamenti importanti, accessibili dai dipendenti attraverso totem informativi o display multimediali posti nelle aree comuni dell’azienda.

• Gestione delle attrezzature aziendali: un’altra funzionalità utile, soprattutto per le aziende che operano nel settore industriale o delle costruzioni, è la gestione delle attrezzature aziendali. Tramite questi moduli, l’azienda può pianificare l’uso di veicoli o macchinari, garantendo che l’attrezzatura necessaria sia disponibile al momento giusto e non venga prenotata da più dipendenti contemporaneamente.

• Workflow e analisi delle performance: alcuni software delle risorse umane offrono anche la possibilità di gestire i workflow aziendali, monitorando le tempistiche e le performance dei dipendenti su specifici progetti o compiti. Questa funzione può aiutare l’azienda a identificare le risorse più produttive e a ottimizzare l’assegnazione dei compiti, migliorando l’efficienza operativa.

In Italia, molte PMI stanno iniziando a comprendere i vantaggi offerti dai software per la gestione delle risorse umane. Tuttavia, esiste ancora una certa resistenza, soprattutto dovuta alla percezione che tali soluzioni siano costose o complesse da implementare. La realtà, come visto, è ben diversa. Esistono gestionali HR specifici per le PMI, progettati per essere intuitivi e accessibili, con costi contenuti che variano in base al numero di moduli utilizzati.

In particolare, soluzioni SaaS come quelle proposte da aziende italiane del Veneto offrono pacchetti modulari che permettono alle PMI di iniziare con una gestione delle presenze e, successivamente, di integrare altre funzionalità man mano che cresce la necessità. Questi software possono essere personalizzati e adattati alle esigenze specifiche dell’azienda, consentendo una gestione più strutturata e organizzata delle risorse umane senza richiedere un grande investimento iniziale.

L’adozione di un gestionale HR rappresenta un passaggio fondamentale per qualsiasi azienda che desideri migliorare l’efficienza nella gestione del personale e assicurarsi il rispetto delle normative vigenti. Le soluzioni oggi disponibili sul mercato sono numerose e variegate, permettendo alle PMI di accedere a strumenti avanzati senza dover affrontare costi eccessivi.

Tra le varie soluzioni disponibili sul mercato, aziende come SUED offrono strumenti specifici per la gestione del personale, pensati per rispondere alle esigenze delle imprese moderne, garantendo efficienza e conformità.

Grazie alla modularità di questi software, le imprese possono crescere e adattare le proprie soluzioni HR alle necessità che emergono nel tempo, migliorando progressivamente la gestione delle risorse umane e, di conseguenza, la produttività aziendale.