Quanto costa un gestionale su misura?

Quanto costa un gestionale su misura?

Quanto costa un gestionale su misura?

L’adozione di un software gestionale aziendale su misura (o ERP, acronimo di “Enterprise Resource Planning”) rappresenta un punto di svolta per molte aziende in quanto, se da un lato richiede apertura al cambiamento di alcune abitudini, dall’altro permette di migliorare l’efficienza operativa e di ottimizzare i processi interni.
Comprendere i costi associati all’acquisto di un gestionale personalizzato è fondamentale per fare una scelta informata. Proprio per questo vogliamo approfondire le caratteristiche principali che influenzano il costo di un gestionale personalizzato: dalle specifiche esigenze aziendali alla complessità del software, dal livello di personalizzazione richiesto ai costi di manutenzione e aggiornamento per un gestionale su misura.

In questo articolo andremo dunque ad analizzare ciascuno di questi aspetti per fornire una panoramica completa su cosa aspettarsi quando si decide di investire in un gestionale personalizzato. Per comprendere meglio il prodotto e fare una scelta responsabile, è importante definire cos’è un software gestionale su misura e in cosa si distingue da un gestionale generico. Questo ci aiuterà a capire quali aspetti considerare oltre al costo quando si comincia a valutare questa opzione.

Software gestionale su misura e generici

Iniziamo analizzando le principali differenze tra un gestionale su misura e uno generico.

Gestionale generico

Un software gestionale generico è caratterizzato da funzionalità standard e di base che, non essendo specifiche, possono applicarsi ad aziende di pressoché qualsiasi settore; queste sono infatti pensate per gestire attività trasversali nei più disparati ambiti, come ad esempio la gestione delle fatture o del magazzino. Questi sistemi sono ampiamente disponibili, facilmente comparabili e generalmente più economici rispetto a soluzioni personalizzate. Tuttavia, a differenza dei gestionali su misura, non offrono possibilità di personalizzazione, ed è proprio per questo che devono essere le aziende ad adattare i propri processi di lavoro alle caratteristiche del programma scelto e non viceversa.

Gestionale personalizzato

D’altra parte, i software gestionali su misura sono progettati specificamente per le esigenze di un’azienda o di un determinato settore, come ad esempio il settore conciario o chimico, che necessitano di caratteristiche, moduli e funzioni specifiche. Infatti, questi software offrono soluzioni specializzate e personalizzabili, dove il prodotto finale viene disegnato su misura delle esigenze dell’azienda a seguito di un attento audit delle attività dei dipendenti, dei processi di lavoro, delle difficoltà e delle specifiche esigenze che differenziano quella realtà. In cambio si ottiene un gestionale totalmente personalizzato, composto da moduli realizzati per soddisfare tutte le esigenze di ogni reparto dell’azienda, che riesce quindi a migliorare l’efficienza operativa e ottimizzare processi specifici dell’azienda, offrendo un valore aggiunto che i software generici non possono garantire.

Quindi, sebbene i software gestionali generici risultino più economici rispetto a quelli su misura, questi ultimi rappresentano un investimento a lungo termine più vantaggioso per un’azienda. Poiché vengono studiati e progettati ad hoc sulla base delle necessità specifiche di un’azienda permettendo infatti di velocizzare i processi e migliorarne l’efficienza, ridurre gli errori e avere un maggiore controllo sui dati. Tutto questo porta ad una riduzione dei costi e degli sprechi sul lungo periodo, garantendo un ritorno sull’investimento positivo nel tempo.

Costo di un gestionale personalizzato

Il costo di implementazione e personalizzazione di un gestionale aziendale su misura è difficilmente standardizzabile e prevedibile a priori, in quanto dipende da vari fattori, che possono essere suddivisi in due macro categorie: costi diretti e costi indiretti.
I costi diretti rappresentano le spese legate al prodotto stesso mentre quelli indiretti sono le spese che l’azienda deve sostenere per integrare il software in maniera ottimale nella propria struttura operativa come: il tempo per l’adeguamento dei processi aziendali, la formazione del personale e le richieste effettuate all’assistenza post-vendita.

Vediamo nello specifico tutte le voci che compongono i costi legati ad un gestionale su misura per comprenderle meglio.

Costi diretti

  • Configurazione del sistema: riguarda l’installazione iniziale e la messa a punto del software gestionale affinché funzioni correttamente all’interno dell’infrastruttura dell’azienda.
  • Personalizzazioni: includono tutte le modifiche specifiche richieste dall’azienda per adattare il software alle sue esigenze particolari, come l’integrazione con altri sistemi aziendali o la creazione di funzionalità aggiuntive.
  • Costo del software: include diverse voci finanziarie legate all’acquisto e al mantenimento del software:
    • Costo della licenza: il prezzo da pagare per ottenere il diritto di utilizzare il software, che può essere un pagamento una tantum o basato su pagamenti ricorsivi.Manutenzione e aggiornamenti: spese per mantenere il software aggiornato e funzionante in modo ottimale, includendo correzioni di bug, miglioramenti delle funzionalità e aggiornamenti di sicurezza.
    • Assistenza post-vendita: costi per il supporto tecnico continuo, necessario per risolvere eventuali problemi che possono sorgere e per assistere gli utenti nell’uso quotidiano del software.

Costi indiretti

  • Formazione dei dipendenti: si riferisce ai costi associati alla formazione del personale aziendale sull’uso del gestionale personalizzato, garantendo che tutti imparino come utilizzarlo efficacemente.
  • Omologazione delle procedure: spese relative alla standardizzazione e all’armonizzazione delle procedure aziendali in modo che siano conformi alle funzionalità del nuovo gestionale su misura, garantendo una maggiore efficienza e coerenza operativa.

Possiamo notare come l’implementazione di un software gestionale personalizzato comporti costi diretti e indiretti superiori rispetto a un software generico. Dall’altro lato, i benefici a lungo termine che ne derivano compensano ampiamente l’investimento iniziale. Infatti, i gestionali personalizzati sono in grado di raggiungere una capillarità all’interno dell’azienda tale da integrarsi profondamente nei processi operativi, facilitando una gestione più efficiente delle risorse, un miglior controllo dei flussi di lavoro e una maggiore precisione nella misurazione dei dati e dei risultati. Questo porta non solo ad un aumento della produttività complessiva, ma anche a una riduzione degli errori e dei tempi morti, ottimizzando così le performance aziendali complessive.

Infatti, secondo uno studio di Gartner, le aziende che implementano integrazioni ERP personalizzate registrano un aumento del 20% nella produttività e una riduzione del 15% dei costi operativi. Queste statistiche evidenziano l’impatto significativo che l’integrazione di un ERP personalizzato può avere sull’efficienza e sui profitti aziendali. Questo si traduce in un ritorno sull’investimento (ROI) positivo nel breve termine, rendendo l’investimento iniziale non solo giustificato, ma vantaggioso a lungo termine.

Vantaggi di un gestionale su misura

Come abbiamo visto, implementare un software gestionale personalizzato rappresenta un passo cruciale per migliorare l’efficienza aziendale. Questo tipo di sistema non solo coinvolge attivamente tutti i reparti, ma offre anche benefici significativi rispetto ai software generici, come ad esempio:

1. Massimizzazione della collaborazione interfunzionale: un software gestionale personalizzato integra tutti i reparti aziendali, migliorando la cooperazione e l’efficacia dalla produzione alla logistica, dall’amministrazione al reparto commerciale

2.Controllo superiore e maggiore precisione dei dati: rispetto ai software generici, il gestionale su misura offre un controllo più preciso e una maggiore accuratezza dei dati misurati sia in ingresso che in uscita, eliminando ridondanze operative ed errori

3.Ottimizzazione dei processi aziendali: l’integrazione completa dei processi in un sistema unico riduce gli errori manuali, accelera i processi decisionali e migliora le comunicazioni interne, potenzialmente riducendo i tempi di produzione del 30%

4.Gestione proattiva e strategica: il sistema ERP personalizzato fornisce dati in tempo reale, consentendo una gestione proattiva delle operazioni aziendali e una maggiore reattività alle esigenze di mercato.

Questi benefici combinati contribuiscono a un aumento delle vendite e dei profitti, oltre che a una riduzione dei costi e degli sprechi complessivi.

Confrontare efficacemente diverse agenzie o fornitori

Dopo aver individuato le principali voci di costo di un software gestionale aziendale personalizzato e i relativi vantaggi per un’azienda, è fondamentale stabilire i criteri per scegliere il fornitore ideale, a parità di servizio offerto.

Al di là del prezzo del gestionale in sé, ci sono diversi criteri chiave, forse ancora più importanti, che un’azienda deve considerare quando vuole implementare un gestionale su misura.

Vediamoli nel dettaglio:

  • Esperienza e competenze: è importante considerare l’esperienza del fornitore nel settore specifico e le competenze tecniche del loro team, un’azienda più strutturata e con tanti anni di esperienza alle spalle si dimostra essere una scelta molto più saggia rispetto ad aziende novizie nel settore
  • Flessibilità e scalabilità: assicurarsi che il software gestionale aziendale sia sufficientemente flessibile e scalabile per adattarsi alle future esigenze aziendali, nei brief con il fornitore dovranno essere discusse tutte le richieste di personalizzazione necessarie per comprendere se la loro struttura e i loro prodotti possono soddisfarle se non superarle
  • Qualità del servizio: chiedere referenze per comprendere il livello di servizio offerto dal fornitore ai suoi attuali clienti, è opportuno valutare case study reali del fornitore per comprendere meglio il loro approccio e il loro modo di lavorare
  • Trasparenza dei costi: verificare che tutti i costi siano chiaramente specificati e che non vi siano spese nascoste
  • Supporto post-vendita: accertarsi che il fornitore offra un adeguato servizio di supporto e manutenzione per garantire un funzionamento continuo del sistema. Valutare la frequenza degli aggiornamenti del software, la periodicità delle manutenzioni e la celerità del servizio clienti
  • Condizioni di utilizzo in caso di scissione del contratto: è essenziale valutare attentamente le condizioni di scissione del contratto. Implementare un gestionale personalizzato richiede un impegno a lungo termine per ottenere un ROI effettivo. Pertanto, comprendere pienamente le clausole relative alla terminazione del contratto è cruciale. Solitamente, in caso di interruzione contrattuale, il fornitore potrebbe mantenere la licenza di utilizzo del software precludendo però l’accesso agli aggiornamenti e al supporto clienti. In circostanze più severe, invece, è possibile perdere completamente l’accesso al gestionale e di conseguenza tutti i dati aziendali acquisiti, rappresentando una perdita significativa per l’azienda.

Pertanto, valutare diverse opzioni è sempre la scelta migliore, non lo è invece basare la propria scelta solo sul costo del prodotto, che non è necessariamente sinonimo di qualità. Invece, comparando diverse proposte basandosi su questi criteri permetterà di identificare il partner ideale per il progetto di implementazione di un software gestionale personalizzato.

Opzioni di finanziamento per implementare un gestionale su misura

Per le aziende che trovano difficile sostenere i costi iniziali di un gestionale su misura, esistono diverse opzioni di finanziamento strategiche. Queste includono il leasing tecnologico, prestiti bancari specifici per l’innovazione tecnologica e incentivi fiscali. Ad esempio, molti istituti finanziari offrono prestiti agevolati con tassi di interesse vantaggiosi per progetti di digitalizzazione aziendale.

Un esempio concreto è rappresentato dai prestiti a tasso agevolato dedicati all’implementazione di ERP personalizzati, promossi da istituti bancari e agenzie di sviluppo economico. Questi prestiti consentono alle aziende di distribuire i costi su un periodo più lungo, facilitando l’adozione di soluzioni ERP su misura senza oneri finanziari eccessivi nel breve termine.

In aggiunta, esistono opportunità di accesso a fondi regionali o europei destinati specificamente all’innovazione e alla digitalizzazione delle PMI. Questi fondi sono progettati per supportare finanziariamente le aziende che desiderano investire in soluzioni tecnologiche avanzate. Informarsi su queste possibilità può aiutare le aziende a ottimizzare le risorse finanziarie e ad accelerare il processo di implementazione di un ERP su misura.

Queste opzioni di finanziamento non solo mitigano il peso finanziario iniziale, ma possono anche incentivare l’adozione di tecnologie avanzate che migliorano l’efficienza operativa e la competitività aziendale nel lungo periodo.

Conclusione

In conclusione, l’implementazione di un software gestionale aziendale su misura rappresenta un investimento significativo per le aziende, non solo in termini economici ma anche di tempo e impegno, ma offre vantaggi decisivi in termini di efficienza operativa, controllo dei processi e competitività sul mercato. Sebbene i costi iniziali possano essere più elevati rispetto a soluzioni generiche, i gestionali personalizzati sono progettati per adattarsi perfettamente alle esigenze specifiche dell’azienda, garantendo un ritorno sull’investimento positivo nel tempo.

È essenziale valutare attentamente sia i costi diretti che quelli indiretti associati all’implementazione e alla gestione continua del gestionale personalizzato, includendo la formazione del personale e l’adeguamento dei processi aziendali. Pianificare un budget realistico e considerare opzioni di finanziamento strategiche può facilitare l’adozione di soluzioni ERP personalizzate senza compromettere la stabilità finanziaria dell’azienda.

Infine, scegliere il giusto fornitore con esperienza nel settore e capacità di supporto post-vendita adeguato è fondamentale per il successo del progetto. Con una pianificazione attenta e una valutazione ponderata delle opzioni disponibili, le aziende possono posizionarsi per sfruttare appieno i benefici di un software gestionale su misura, ottimizzando l’efficienza operativa e preparandosi per una crescita sostenibile nel mercato competitivo di oggi.